Ngày 19/8/2024, UBND ban hành Công văn số 5782/UBND-NCPC về việc chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao chứng thực từ bản chính và thực hiện tiếp nhận bản sao chứng thực điện tử từ bản chính.
Trong thời gian qua, các cơ quan, đơn vị, địa phương đã tích cực tuyên truyền, phổ biến và đẩy mạnh việc thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trong thực hiện thủ tục hành chính (TTHC), dịch vụ công trực tuyến. Tuy nhiên, qua công tác theo dõi, kiểm tra và báo cáo kết quả thực hiện công tác chứng thực của các địa phương trên địa bàn tỉnh cho thấy: Tỷ lệ số lượng bản sao chứng thực điện tử so với số bản sao chứng thực từ bản chính tại một số đơn vị, địa phương còn chiếm tỷ lệ thấp, chưa đạt chỉ tiêu giao; việc phát sinh hồ sơ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tại UBND cấp huyện, cấp xã hiện nay chưa đánh giá đúng thực tế nhu cầu sử dụng của người dân; đặc biệt, tại một số cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ TTHC vẫn yêu cầu người dân nộp bản sao chứng thực từ bản chính mà không nhận bản sao chứng thực điện tử hoặc bản sao không có chứng thực kèm bản chính để đối chiếu; … Vấn đề này gây lãng phí thời gian, công sức, chi phí của người dân trong thực hiện TTHC, phần nào ảnh hưởng đến chỉ số kết quả cải cách TTHC cũng như định hướng phát triển chính trị, xã hội của tỉnh.
Nhằm khắc phục tình trạng trên, đồng thời, đảm bảo thống nhất trong triển khai thực hiện, giảm chi phí cho cá nhân, tổ chức khi thực hiện TTHC trên địa bàn tỉnh, tăng tỷ lệ phát sinh hồ sơ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công tỉnh Bắc Kạn, UBND tỉnh yêu cầu các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành phố; UBND các xã, phường, thị trấn:
Tiếp tục phổ biến, tuyên truyền, quán triệt nội dung “Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu; người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính”
Chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức, các cơ sở giáo dục đào tạo (trong tiếp nhận hồ sơ nhập học - tuyển sinh đầu cấp) thuộc cơ quan, đơn vị, địa phương: Khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký trực tuyến, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp hay bổ sung thêm thành phần hồ sơ đã được chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc hoặc dữ liệu, thông tin về cá nhân đã được chia sẻ kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; chấn chỉnh kịp thời tình trạng yêu cầu nộp bổ sung hồ sơ giấy đối với hồ sơ trực tuyến đã được gửi và ký số hợp lệ (ưu tiên sử dụng bản sao điện tử trong việc tiếp nhận hồ sơ, giấy tờ giải quyết các TTHC trên địa bàn toàn tỉnh, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác). Tăng cường hướng dẫn người dân, doanh nghiệp sử dụng kết quả chứng thực bản sao điện tử để nộp hồ sơ TTHC trực tuyến.
Khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký trực tiếp: Trong thành phần hồ sơ có yêu cầu nộp bản sao các loại giấy tờ thì có trách nhiệm tiếp nhận bản sao và yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, không được yêu cầu nộp bản sao chứng thực từ bản chính, bản sao từ sổ gốc; người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính; trừ trường hợp văn bản quy phạm pháp luật có quy định phải nộp bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc.
Tăng cường kiểm tra, chấn chỉnh cán bộ, công chức, viên chức, các cơ sở giáo dục đào tạo thuộc cơ quan, đơn vị, địa phương không thực hiện đúng quy định, chỉ đạo.
Các sở, ban, ngành: Thực hiện rà soát các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hành chính (quyết định, công văn, thông báo…) thuộc thẩm quyền ban hành có nội dung không phù hợp với quy định tại khoản 1, Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ để kiến nghị sửa đổi, bổ sung hoặc sửa đổi, bổ sung, thay thế theo thẩm quyền. Rà soát, lập danh sách các TTHC thuộc thẩm quyền quản lý và giải quyết được tiếp nhận trên môi trường điện tử theo quy định tại Nghị định số 45/2020/NĐ-CP có chứa thành phần hồ sơ là bản sao chứng thực, gửi về Sở Tư pháp tổng hợp. Thời gian thực hiện: Hoàn thành trước ngày 30/8/2024.
Sở Tư pháp: Theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn các đơn vị, địa phương thực hiện chứng thực bản sao điện tử; đồng thời thường xuyên rà soát, kịp thời nắm bắt và tổng hợp khó khăn, vướng mắc của các đơn vị, địa phương trong quá trình triển khai thực hiện, báo cáo UBND tỉnh (đặc biệt báo cáo cụ thể các cơ quan, đơn vị không tiếp nhận bản chứng thực điện tử) để xem xét, giải quyết theo thẩm quyền.
Sở Thông tin và Truyền thông: Xử lý, khắc phục các lỗi phát sinh (đặc biệt lỗi hồ sơ xử lý bị nhân bản trong quá trình tiếp nhận và giải quyết) đối với dịch vụ công chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công của tỉnh để đảm bảo thuận tiện cho người dùng./.